العينات والتوريد
اجعل مراجعة العينة قرار شراء مدروساً.
حدد هدف التقييم وسجل النتيجة واحتفظ بمرجع واضح للطلبية الكبيرة.
حدد ما يجب أن تثبته العينة
قبل طلب العينة، اكتب الأسئلة التي تريد الإجابة عنها. الفحص البصري العام والمقارنة بمواصفة منتج معتمدة مهمتان مختلفتان. يساعد تحديد الهدف على اختيار الأصناف المناسبة والوصول إلى قرار واضح.
هذا الدليل إطار لتخطيط المشتريات. يجب أن يتبع استخدام المنتج وإعادة معالجته وأي تقييم سريري أو تنظيمي الوثائق المنطبقة وإجراءات المراجعة المؤهلة في مؤسستك.
اتفق على المرجع قبل المقارنة
سجل الصنف المطلوب واسمه والنموذج الدقيق أو الأبعاد المطلوبة. إذا قارنت بأداة حالية، فامنحها معرّفاً واضحاً واشرح الخصائص التي تريد مطابقتها.
اطلب من المصنع تأكيد العينة التي ستتلقاها وأي اختلاف عن مواصفات الطلب بالجملة المقترحة. يجب الاتفاق على توفر العينة وتكلفتها وتسليمها قبل الإرسال.
استخدم نموذج تقييم
حافظ على اتساق المراجعة بين الأصناف. أدرج الفحوص ذات الصلة فقط وأسندها إلى أشخاص مؤهلين لتقييم المتطلبات. تجنب إضافة شرط قبول بعد تجهيز العينة.
- تعريف الصنف ومرجع العينة المقدمة
- الأبعاد وتفاصيل الطرف العامل المتفق عليها
- المظهر السطحي والتشطيب المطلوبان
- معايير المحاذاة أو الحركة للأدوات المفصلية المعنية
- تصميم الوسم وموضعه ووضوحه
- ترتيب التعبئة ومعلومات الملصق
- المستندات الداعمة المطلوبة
- الأسئلة المفتوحة والتغييرات المطلوبة
ميّز بين الاعتماد وطلب التعديل
سجل نتيجة واحدة لكل صنف: معتمد وفق المرجع المحدد، أو يحتاج إلى معلومات إضافية، أو يحتاج إلى تعديل. صف التعديلات بدقة وأرفق رسماً مشروحاً أو صورة مرجعية عند الحاجة.
لا تعتبر الصمت موافقة. حدد من سيبلغ القرار النهائي واطلب تأكيد إدراج التعديلات في سجلات المنتج وعرض السعر.
احتفظ بالمرجع المتفق عليه
عندما يصبح الفريق مستعداً للمتابعة، احتفظ بقائمة الأصناف المعتمدة وإصدار المواصفات وتصميم الوسم معاً. سجل ما إذا كانت العينة تمثل الشكل النهائي أم أن تعديلات متفقاً عليها لا تزال معلقة.
استخدم المرجع نفسه عند مناقشة طلب تجريبي أو إنتاج متكرر. القرار الموثق أكثر فائدة للمشتري أو المراجع التالي من عينة بلا سجل اعتماد.